IN HET KORT
Persoonlijke service. Zorgvuldige omgang met gegevens.
Bij een aanvraag of behandeling delen klanten bijvoorbeeld contactgegevens, voertuiggegevens en soms foto’s. Wij gebruiken deze informatie om persoonlijk advies te geven, offertes op te stellen, afspraken te plannen, werkzaamheden uit te voeren en onze administratie bij te houden. Wij verkopen geen persoonsgegevens.
01Rechtstreeks contact met de specialist
02Transparantie over de verwerking
03Je kunt je privacyrechten uitoefenen
ARTIKEL 01
Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
RvR Xprtise is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals in deze privacyverklaring beschreven. RvR Xprtise is een eenmanszaak en richt zich op automotive detailing, lakcorrectie, bescherming en specialistisch cosmetisch herstel.
- Handelsnaam
- RvR Xprtise
- Vestigingsplaats
- Oudkarspel, Noord-Holland
- Kamer van Koophandel
- 93719620
- BTW-identificatienummer
- NL005037970B23
Voor privacyvragen kun je rechtstreeks contact opnemen via het hierboven genoemde e-mailadres.
ARTIKEL 02
Op wie is deze verklaring van toepassing?
Deze verklaring geldt voor bezoekers van onze website, personen die een aanvraag of offerte indienen, particuliere en zakelijke klanten, vertegenwoordigers van zakelijke relaties en andere personen die contact met ons hebben over onze dienstverlening.
ARTIKEL 03
Welke persoonsgegevens kunnen wij verwerken?
Afhankelijk van het contact en de opdracht kan het gaan om de volgende categorieën gegevens:
- Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam indien van toepassing, telefoonnummer, e-mailadres en gegevens die je zelf verstrekt.
- Voertuiggegevens: merk, model, uitvoering, kenteken, staat van het voertuig, relevante historie en gegevens die nodig zijn voor een behandeling of offerte.
- Beeldmateriaal: foto’s en video’s van het voertuig, eventuele schade, details en het resultaat van werkzaamheden.
- Communicatie: berichten via e-mail, telefoon, WhatsApp, contactformulier of eventuele chatfunctie, inclusief inhoud van de aanvraag.
- Opdracht- en betaalgegevens: offertes, opdrachtbevestigingen, facturen, betalingen en relevante administratieve gegevens.
- Website- en technische gegevens: technische informatie zoals IP-adres, browsertype en loggegevens voor zover deze via onze website en haar diensten worden verwerkt.
Wij vragen in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische informatie, of identificatiedocumenten. Stuur die daarom niet ongevraagd mee.
ARTIKEL 04
Hoe ontvangen wij persoonsgegevens?
Meestal ontvangen wij gegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een formulier invult, een e-mail of WhatsApp-bericht stuurt, belt, een afspraak maakt of een voertuig aanbiedt. In zakelijke situaties kan een contactpersoon of bemiddelaar gegevens verstrekken namens een opdrachtgever of eigenaar van het voertuig.
Wanneer wij persoonsgegevens van iemand anders ontvangen, gebruiken wij deze alleen voor een passend doel en informeren wij de betreffende persoon waar dat volgens de AVG vereist is.
ARTIKEL 05
Waarvoor gebruiken wij gegevens en op welke grondslag?
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vereist voor elke verwerking een geldige grondslag. Voor onze bedrijfsvoering zijn de volgende doelen en grondslagen relevant:
| Doel | Grondslag |
|---|
| Vragen beantwoorden, adviseren, offertes opstellen en afspraken voorbereiden. | Stappen vóór het sluiten van een overeenkomst op jouw verzoek of gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie. |
| Behandelingen uitvoeren, communiceren over de opdracht en nazorg bieden. | Uitvoering van een overeenkomst. |
| Facturatie, financiële administratie en voldoen aan wettelijke verplichtingen. | Wettelijke verplichting en, waar relevant, uitvoering van de overeenkomst. |
| Website beveiligen, misbruik voorkomen en zakelijke belangen beschermen. | Gerechtvaardigd belang bij beveiliging, bedrijfscontinuïteit en het afhandelen van geschillen, na belangenafweging. |
| Herkenbaar beeldmateriaal publiceren of niet-noodzakelijke marketingtechnieken gebruiken. | Toestemming waar deze vereist is; een andere grondslag uitsluitend wanneer die aantoonbaar passend is. |
Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, gaat het bijvoorbeeld om het veilig houden van de website of het kunnen onderbouwen van een uitgevoerde opdracht. Daarbij wegen wij jouw privacybelangen mee.
ARTIKEL 06
Ben je verplicht gegevens te verstrekken?
Je bent niet verplicht om zomaar persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Voor een offerte of behandeling zijn bepaalde gegevens wel noodzakelijk, bijvoorbeeld een manier om je te bereiken en informatie over het voertuig. Zonder die gegevens kunnen wij mogelijk geen passend advies, offerte of uitvoering verzorgen.
Gegevens voor vrijwillige marketing of niet-noodzakelijke cookies zijn niet nodig om een behandeling aan te vragen.
ARTIKEL 07
Met wie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld?
Wij verkopen persoonsgegevens niet. Voor onze bedrijfsvoering kan het nodig zijn gegevens beschikbaar te stellen aan zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, voor zover dat noodzakelijk is voor hun werkzaamheden, zoals:
- Hosting-, websitebeheer- en technische beveiligingspartijen.
- E-mail-, telefonie-, formulier- en communicatieaanbieders.
- Administratieve en boekhoudkundige dienstverleners.
- Betalingsdienstverleners, voor zover gebruikt.
- Ingeschakelde specialisten of leveranciers wanneer dit nodig is voor een overeengekomen opdracht.
- Overheidsinstanties, verzekeraars of professionele adviseurs wanneer een wettelijke verplichting, rechtsvordering of concrete situatie dit noodzakelijk maakt.
Waar een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij de vereiste afspraken over bescherming, vertrouwelijkheid en gebruik van gegevens. Externe partijen met een eigen rol als verwerkingsverantwoordelijke hebben daarnaast hun eigen privacyverplichtingen.
ARTIKEL 08
WhatsApp, chat en socialmediakanalen
Wanneer je ons via WhatsApp, een chatfunctie of sociale media benadert, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om op je bericht te reageren. Ook de betreffende communicatieaanbieder kan daarbij gegevens verwerken onder diens eigen voorwaarden en privacyverklaring.
Stuur via deze kanalen bij voorkeur geen gevoelige of onnodige persoonsgegevens. Voor privacygevoelige verzoeken kun je ons rechtstreeks e-mailen via info@rvrxprtise.nl.
ARTIKEL 09
Foto’s en video’s van voertuigen
Voor inspectie, documentatie, kwaliteitscontrole, advies en nazorg kunnen wij foto’s of video’s van een voertuig vastleggen. Deze beelden kunnen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld wanneer een kenteken, een persoon of een ander herleidbaar kenmerk zichtbaar is.
Voor gebruik van herkenbaar beeldmateriaal op onze website, socialmediakanalen of in reclame beoordelen wij afzonderlijk of een geldige grondslag aanwezig is. Waar toestemming nodig is, vragen wij die vooraf. Kentekens en persoonlijke informatie worden bij openbare publicatie in beginsel afgeschermd, tenzij daarover rechtmatig anders is afgesproken.
Goed om te wetenOok zonder zichtbaar kenteken kan een exclusief of opvallend voertuig soms indirect naar iemand te herleiden zijn. Bij vragen of bezwaar tegen gepubliceerd beeldmateriaal kun je contact met ons opnemen.
ARTIKEL 10
Cookies en vergelijkbare technieken
Een website kan cookies, lokale opslag en vergelijkbare technieken gebruiken om goed te functioneren, beveiliging mogelijk te maken of inzicht te krijgen in het gebruik. Daarbij maken wij onderscheid tussen:
- Functionele technieken: noodzakelijk voor de werking en beveiliging van de website.
- Beperkt analytische technieken: voor statistieken met geringe gevolgen voor de privacy, mits aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan.
- Overige analytische en marketingtechnieken: bijvoorbeeld voor het volgen van gebruikers over websites heen. Hiervoor vragen wij vooraf toestemming wanneer de wet dat vereist.
Externe diensten, zoals ingesloten video’s, kaarten, chatmodules of socialmediakoppelingen, kunnen eveneens gegevens verwerken en cookies gebruiken. Welke technieken actief zijn, hangt af van de daadwerkelijk ingeschakelde onderdelen van de website. Je kunt cookies ook via je browser beheren of verwijderen. Wanneer toestemming is vereist, moet deze even eenvoudig kunnen worden ingetrokken als gegeven.
ARTIKEL 11
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt of een concreet geschil of andere rechtmatige reden langere bewaring noodzakelijk maakt. Per gegevenscategorie gelden de volgende uitgangspunten:
| Soort gegevens | Bewaring / criterium |
|---|
| Aanvragen en offertes zonder opdracht. | Uitgangspunt: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij verdere bewaring aantoonbaar nodig is. |
| Opdrachtcommunicatie, voertuigdossiers en niet-openbaar beeldmateriaal. | Zolang noodzakelijk voor uitvoering, nazorg, eventuele garantie, klachten en het kunnen onderbouwen van een geschil; daarna verwijderen of anonimiseren. |
| Financiële basisadministratie en facturen. | In beginsel 7 jaar, overeenkomstig de fiscale bewaarplicht. |
| Toestemming en marketinggegevens. | Zolang de toestemming of het rechtmatige doel geldt; daarna verwijderen, tenzij beperkt bewijs van toestemming noodzakelijk blijft. |
| Technische logs en cookies. | Afhankelijk van noodzaak, beveiliging en ingestelde bewaartermijnen van de gebruikte diensten. |
Wanneer gegevens voor meerdere doelen worden gebruikt, kan voor het ene doel een kortere en voor het andere een langere bewaartermijn gelden. We beperken de gegevens dan zoveel mogelijk tot wat nog nodig is.
ARTIKEL 12
Hoe beschermen wij persoonsgegevens?
Wij streven naar een passend beveiligingsniveau en houden daarbij rekening met de aard van de gegevens, de risico’s en de beschikbare maatregelen. Dat kan onder meer gaan om toegangsbeperking, veilige accounts en verbindingen, zorgvuldig beheer van systemen en een terughoudende omgang met gegevens door derden.
Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. Vermoed je dat jouw gegevens onveilig zijn verwerkt of dat een incident heeft plaatsgevonden? Neem dan direct contact met ons op, zodat wij het kunnen beoordelen en waar nodig passende stappen kunnen zetten.
ARTIKEL 13
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld bij internationale communicatie- en cloudplatforms. Als hiervan sprake is, beoordelen wij welke regels en waarborgen van toepassing zijn. Denk aan een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele waarborgen.
Meer informatie over een concrete internationale doorgifte en de daarvoor gebruikte waarborgen kun je bij ons opvragen.
ARTIKEL 14
Marketing en commerciële communicatie
Contactgegevens die je voor een offerte of behandeling verstrekt, worden niet automatisch voor een nieuwsbrief of andere niet-noodzakelijke reclame ingezet. Voor commerciële communicatie houden wij rekening met de toepasselijke regels, waaronder de regels voor toestemming en bestaande klantrelaties.
Wanneer je bezwaar maakt tegen direct marketing, stoppen wij met het gebruik van jouw gegevens voor dat doel. Een eerder gegeven toestemming kun je op ieder moment intrekken.
ARTIKEL 15
Welke privacyrechten heb je?
Op grond van de AVG kun je, afhankelijk van de situatie, de volgende rechten uitoefenen:
- Inzage: opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken.
- Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Verwijdering: verzoeken om gegevens te wissen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat.
- Beperking: onder bepaalde omstandigheden de verwerking tijdelijk laten beperken.
- Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of tegen direct marketing.
- Overdraagbaarheid: gegevens ontvangen of laten overdragen als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
- Toestemming intrekken: eerder gegeven toestemming terugnemen, zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.
Deze rechten zijn niet absoluut. Zo kunnen bepaalde factuurgegevens niet meteen worden gewist wanneer daarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt.
ARTIKEL 16
Hoe dien je een verzoek of klacht in?
Wil je gebruikmaken van een privacyrecht of heb je een vraag over onze verwerking? Stuur een e-mail naar info@rvrxprtise.nl, met een korte omschrijving van je verzoek. Wanneer dat redelijkerwijs nodig is, kunnen wij aanvullende informatie vragen om te controleren of het verzoek van jou afkomstig is. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs.
Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe verzoeken kan de wettelijke termijn onder voorwaarden worden verlengd; daarover informeren wij je tijdig. Ben je ontevreden over onze afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
ARTIKEL 17
Geautomatiseerde besluiten en profilering
Bij het geven van behandeladvies, het opstellen van offertes en het beoordelen van opdrachten staat persoonlijk contact centraal. Wij nemen voor deze dienstverlening geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je hebben.
ARTIKEL 18
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze verklaring kan worden aangepast wanneer onze werkwijze, de gebruikte systemen of de wetgeving verandert. Op deze pagina publiceren wij de actuele versie, met vermelding van de datum van de laatste wijziging. Als een wijziging daar aanleiding toe geeft, informeren wij betrokkenen aanvullend.
